Według badania przeprowadzonego przez Klub Compensation & Benefits Uczelni Łazarskiego, 62% firm szacowało w pierwszym kwartale 2026 roku, że wciąż jest w początkowej fazie przygotowań do wdrożenia dyrektywy o jawności wynagrodzeń. Biorąc pod uwagę, że część obowiązków obowiązuje już od 24 grudnia 2025 roku, a pełna implementacja ma nastąpić do 7 czerwca 2026 roku, to nie jest statystyka, którą można zbyć wzruszeniem ramion.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 roku, wdrożona do polskiego prawa nowelizacją Kodeksu pracy opublikowaną jako Dz.U. 2025 poz. 807, nie jest kolejnym miękkim wymogiem ESG, który można odłożyć na później. Ma konkretne terminy, konkretne sankcje i konkretne skutki dla stosunków pracy, które już trwają. Firmy, które traktują ten temat jak administratorzy czekający na ostateczny komunikat, mogą się przeliczyć.
Co już obowiązuje i czego jeszcze nie ma w regulaminie
Od 24 grudnia 2025 roku pracodawcy mają obowiązek podawania widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę oraz, najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną, informowania kandydatów o proponowanym wynagrodzeniu. Równolegle wszedł zakaz pytania kandydatów o historię zarobków, który dotychczas był powszechną praktyką rekrutacyjną i w wielu firmach nadal jest stosowany z przyzwyczajenia. To ostatnie to nie szara strefa, to naruszenie obowiązującego prawa.
Kolejny etap, który uruchamia się 7 czerwca 2026 roku, jest znacznie bardziej wymagający. Pracownicy zyskają prawo do złożenia wniosku o informację o średnich wynagrodzeniach osób wykonujących pracę o tej samej wartości, z podziałem na płeć. Pracodawca będzie musiał odpowiedzieć w terminie dwóch miesięcy. Nie jest to prawo do poznania zarobków konkretnego kolegi, ale prawo do wiedzy o przedziale, w jakim poruszają się wynagrodzenia na porównywalnych stanowiskach. Różnica jest istotna, bo wielu pracodawców myli te dwie kwestie i albo odmawia udzielenia jakichkolwiek informacji, albo odwrotnie, wpada w panikę, że będzie musiało ujawniać indywidualne stawki.
Raportowanie luki płacowej. Kogo obejmuje i kiedy
Obowiązki raportowe są stopniowane według wielkości zatrudnienia i tu tkwi jeden z ważniejszych szczegółów, który część firm przeocza. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników będą zobowiązani do przekazania pierwszego sprawozdania z luki płacowej za okres od 7 czerwca do 31 grudnia 2026 roku do 7 czerwca 2027 roku. Firmy zatrudniające od 100 do 149 osób mają na pierwsze sprawozdanie czas do 2031 roku, natomiast podmioty poniżej 100 pracowników obecnie nie podlegają obowiązkowi raportowemu na poziomie dyrektywy, choć projekt ustawy UC127 dopuszcza możliwość objęcia nim również mniejszych firm przez polskiego ustawodawcę.
Raport nie jest prostym formularzem. Zgodnie z wymogami dyrektywy musi zawierać średnią i medianę luki płacowej, różnice w składnikach zmiennych wynagrodzenia, takich jak premie i bonusy, oraz udział kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach struktury płac. Dane te będą publicznie dostępne, co oznacza, że luka płacowa staje się elementem widocznym dla kontrahentów, inwestorów i potencjalnych pracowników. Brak zgodności to nie tylko ryzyko kary z Państwowej Inspekcji Pracy, która może wynosić od 1 000 do 30 000 złotych, ale też potencjalne roszczenia odszkodowawcze pracowników, przy czym dyrektywa wprost zastrzega, że ich wysokość nie podlega z góry ustalonym limitom.
Regulamin pracy i polityka wynagrodzeń pod lupą
Wdrożenie dyrektywy wymaga czegoś więcej niż aktualizacji szablonu ogłoszenia rekrutacyjnego. Konieczny jest audyt całej dokumentacji wewnętrznej regulującej wynagrodzenia: regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania, umów o pracę i ewentualnych klauzul poufności. Te ostatnie wymagają szczególnej uwagi. Projekt ustawy UC127, który ma domknąć pełną implementację dyrektywy, przewiduje zakaz stosowania klauzul poufności uniemożliwiających pracownikom ujawnianie własnego wynagrodzenia w celu weryfikacji, czy nie są dyskryminowani płacowo. Klauzule, które zakazują rozmów o zarobkach pod rygorem odpowiedzialności dyscyplinarnej, od 7 czerwca 2026 roku staną się bezskuteczne z mocy prawa.
Równie ważna jest kwestia wartościowania stanowisk, bez której nie sposób zrealizować prawa pracownika do informacji. Dyrektywa wymaga, aby pracodawca posiadał obiektywne, neutralne płciowo kryteria określania, które stanowiska wykonują pracę o jednakowej wartości. Firmy, które dotychczas opierały się na nieformalnych decyzjach menedżerskich lub historycznie ukształtowanych satkach płac, mogą mieć poważny problem z odpowiedzią na wniosek pracownika złożony po 7 czerwca. Brak odpowiedniej kategoryzacji to nie tylko ryzyko administracyjne, ale też potencjalna przesłanka do wszczęcia postępowania o dyskryminację płacową.
Jak kancelaria pomaga firmom przygotować się na deadline
Przygotowanie do dyrektywy to w pierwszej kolejności zadanie prawne, a dopiero w drugiej HR-owe i technologiczne. Zanim firma wdroży nowe narzędzie kadrowe czy zaktualizuje system do raportowania, musi wiedzieć, jakie dokumenty wymagają zmiany, które klauzule są już niezgodne z prawem i jak skonstruować procedurę odpowiadania na wnioski pracowników o informację płacową. Kancelaria KSK przeprowadza audyty dokumentacji pracowniczej pod kątem zgodności z nowym reżimem prawnym i pomaga opracować procedury, które nie tylko spełniają wymogi formalne, ale też ograniczają ryzyko roszczeń ze strony pracowników. Jeśli w Twojej firmie regulamin wynagradzania nie był aktualizowany od kilku lat, 7 czerwca 2026 roku to termin, który nie poczeka.
